COMMENT UNE VIDÉO PEUT-ELLE RÉDUIRE LES COÛTS DE GESTION D’UN EHPAD ?

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Misha Garabedian

Fondateur de shamileon

Découvrez les économies cachées grâce à une communication efficace.

En EHPAD, la gestion efficace des coûts est un pilier central pour maintenir la viabilité et la qualité des services offerts aux résidents. Face à des défis constants tels que l’augmentation des coûts opérationnels et la pression des exigences réglementaires, les gestionnaires d’Ehpad sont constamment à la recherche de méthodes innovantes pour optimiser leurs dépenses. Parmi les solutions émergentes, l’utilisation de la vidéo comme outil de communication se révèle particulièrement prometteuse.

La vidéo, par son efficacité et sa capacité à simplifier et à dynamiser la transmission d’informations, offre de multiples avantages pour réduire les coûts. Que ce soit à travers la formation du personnel, l’amélioration de la communication interne, ou le marketing de l’établissement, les stratégies vidéo peuvent entraîner des économies substantielles. Cet article explore comment la mise en œuvre de solutions vidéo dans les Ehpad peut non seulement améliorer l’efficacité mais aussi réduire les coûts de gestion de manière significative. Nous détaillerons les méthodes spécifiques par lesquelles les vidéos peuvent aider à minimiser les dépenses tout en optimisant les opérations au sein de ces établissements.

1. Formation du personnel via des vidéos

L’une des charges opérationnelles les plus lourdes dans la gestion d’un Ehpad concerne la formation du personnel. Les méthodes traditionnelles de formation en personne ne sont pas seulement coûteuses mais également chronophages. En revanche, l’intégration de vidéos pour la formation du personnel présente une alternative économique et efficiente.



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Réduction des coûts et du temps de formation :

Utiliser des vidéos pour former le personnel permet d’éliminer de nombreux frais associés aux formations traditionnelles, tels que les coûts de déplacement, les honoraires des formateurs externes, et la location de salles. De plus, les vidéos permettent une réduction significative du temps dédié à chaque session de formation, car elles peuvent être visionnées par les employés à leur propre rythme, selon les besoins de l’établissement et sans répétition des coûts pour chaque nouvelle session.

 

Standardisation des modules de formation :

Les vidéos offrent la possibilité de standardiser les formations à travers tous les établissements d’un réseau d’Ehpad. Des modules standard tels que les protocoles de soins, la gestion des urgences, ou encore le respect des normes d’hygiène peuvent être créés une seule fois et utilisés à l’infini. Cela assure non seulement la constance de l’information transmise mais aussi une qualité uniforme de la formation pour tout le personnel, indépendamment de leur localisation géographique.

 

Exemples de modules de formation vidéo :

Des vidéos explicatives sur les procédures d’administration des médicaments, des tutoriels sur les techniques de soutien aux personnes âgées, et des simulations de gestion de comportements difficiles sont des exemples de contenus qui peuvent être efficacement transformés en modules vidéo. Ces ressources peuvent être facilement mises à jour pour refléter les changements de réglementations ou d’approches sans nécessiter de nouvelles sessions de formation coûteuses.

 

L’adoption de la vidéo dans la formation du personnel en Ehpad ne représente pas seulement une réduction des coûts et du temps, mais également un investissement dans la qualité et la cohérence des soins offerts aux résidents. Cette méthode moderne de formation s’aligne avec les tendances actuelles d’efficacité et de digitalisation, rendant les établissements plus attractifs tant pour le personnel que pour les familles des résidents.

2. Amélioration de la communication interne

Dans un Ehpad, où les procédures opérationnelles et les politiques de soins peuvent être complexes et dynamiques, maintenir une communication claire et efficace est essentiel. L’utilisation de vidéos pour la communication interne s’avère être une solution puissante pour renforcer la compréhension et réduire les erreurs opérationnelles qui peuvent s’avérer coûteuses.

 

Amélioration de la clarté et de la compréhension :

Les vidéos permettent de démontrer visuellement des procédures et des politiques, ce qui peut améliorer significativement la compréhension par rapport aux manuels écrits ou aux emails qui peuvent parfois prêter à confusion. Les messages visuels sont souvent plus facilement assimilés, réduisant ainsi les risques d’erreurs dans leur application. De plus, la capacité de montrer concrètement des pratiques comme les techniques de transferts sécuritaires ou les protocoles d’urgence, garantit que tous les membres du personnel ont une compréhension claire et uniforme de ces procédures.

 

Accès et révision facilités :

Avec les vidéos, le personnel peut revoir les procédures importantes à tout moment et aussi souvent que nécessaire. Cela est particulièrement utile pour les nouveaux employés ou lorsque des procédures sont mises à jour. La disponibilité permanente de ces ressources vidéo assure que les informations essentielles soientt toujours accessibles, permettant ainsi une mise à jour constante des connaissances sans nécessiter de sessions de formation répétées.

 

Réduction des erreurs opérationnelles :

En augmentant la clarté des communications internes, les vidéos aident à minimiser les erreurs opérationnelles. Les erreurs au sein des Ehpad non seulement entraînent des coûts supplémentaires significatifs liés à la correction des incidents et à la gestion des conséquences, mais peuvent également affecter la qualité des soins fournis aux résidents. En fournissant une méthode de formation visuelle et engageante, les vidéos contribuent à une meilleure exécution des tâches et à une amélioration générale de la sécurité et de l’efficacité des opérations.

 

L’intégration de la vidéo comme outil de communication interne dans les Ehpad offre donc une opportunité significative de renforcer l’efficacité opérationnelle tout en réduisant les coûts liés aux erreurs et aux malentendus. Cette approche moderne à la communication interne ne renforce pas seulement la compétence du personnel mais améliore également la qualité globale des soins offerts dans les établissements.

3. Engagement des résidents et de leurs familles

L’engagement des résidents et de leurs familles est essentiel dans la gestion efficace d’un Ehpad. L’utilisation de vidéos peut jouer un rôle significatif non seulement dans l’amélioration de cet engagement mais aussi dans la réduction des coûts associés à la gestion des plaintes et des malentendus. Cette approche moderne peut transformer la manière dont les informations sont partagées au sein des Ehpad.

 

Maintien des résidents informés et engagés :

Les vidéos sont un excellent moyen de communiquer efficacement avec les résidents, en particulier ceux qui peuvent avoir des limitations cognitives ou sensorielles qui rendent la communication traditionnelle difficile. En présentant des informations de manière visuelle et auditive, les vidéos peuvent aider à maintenir les résidents bien informés sur leur environnement quotidien, les événements à venir, ou tout changement dans les routines de l’Ehpad, ce qui augmente leur sentiment de sécurité et de bien-être. Cela contribue également à réduire les malentendus ou les plaintes qui peuvent souvent survenir à cause de communications inefficaces.

 

Visites virtuelles pour les familles :

Les visites virtuelles se révèlent être un outil précieux non seulement pour les futurs résidents et leurs familles mais également pour les Ehpad, car elles contribuent de manière significative à la réduction des coûts opérationnels. En permettant aux prospects de découvrir les installations, les jardins, les zones communes, et les chambres privées à travers des vidéos détaillées, ces visites facilitent le processus de décision à distance, minimisant ainsi le besoin de visites physiques fréquentes. Cette méthode de présentation peut réduire considérablement les coûts associés à l’organisation de visites en personne, telles que le temps du personnel dédié à ces visites. De plus, en offrant une vue immersive et transparente de ce que l’établissement a à offrir, les visites virtuelles peuvent accélérer le processus de prise de décision des familles, ce qui réduit le cycle de vente et augmente l’efficacité des admissions. Les visites virtuelles montrent également les aspects les plus séduisants et les services spéciaux des Ehpad, comme les programmes de soins, les activités sociales, et les installations de bien-être, permettant ainsi aux futurs résidents de se projeter dans leur potentiel nouveau foyer.

 

Réduction des coûts par une meilleure communication :

En améliorant la communication grâce à des vidéos, les Ehpad peuvent réduire significativement les coûts associés à la résolution de plaintes et de malentendus. Une meilleure compréhension des procédures et des services de l’Ehpad, facilitée par l’usage de vidéos, aide à prévenir les situations conflictuelles qui requièrent souvent des ressources substantielles pour être gérées efficacement.

 

En intégrant la vidéo dans leurs stratégies de communication et d’engagement, les Ehpad peuvent non seulement améliorer la qualité de vie de leurs résidents mais aussi optimiser leurs opérations en réduisant les coûts associés à la gestion des plaintes et en diminuant le besoin de visites en personne, tout en renforçant les liens avec les familles.

4. Marketing et visibilité de l'Ehpad

Dans un secteur aussi compétitif que celui des EHPAD, se démarquer est primordial. Le marketing vidéo émerge comme une stratégie puissante pour accroître la visibilité, attirer de nouveaux résidents et, par conséquent, optimiser les revenus. Grâce à l’efficacité de la communication visuelle, les vidéos permettent de présenter les établissements de manière dynamique et engageante.

 

Augmentation de la visibilité grâce au marketing vidéo :

Les vidéos permettent de capturer l’essence d’un Ehpad d’une manière que les textes et images statiques ne peuvent égaler. Elles offrent une expérience immersive, montrant les installations en action, ce qui peut susciter un intérêt plus marqué chez les prospects. En intégrant des vidéos dans les stratégies de marketing digital, notamment sur des plateformes comme YouTube, Facebook, et les sites web des Ehpad, les établissements peuvent améliorer leur SEO et atteindre un public plus large.

 

Optimisation des revenus par l’attraction de nouveaux résidents :

En améliorant la visibilité et en offrant une représentation transparente et attrayante des installations, les vidéos marketing peuvent directement contribuer à une augmentation du taux d’occupation des Ehpad. Cette stratégie renforce non seulement la notoriété de la marque mais favorise également le bouche-à-oreille positif, ce qui peut réduire les cycles de vente et augmenter les taux de conversion des prospects en résidents.

 

L’investissement dans le marketing vidéo pour les Ehpad se justifie donc par une visibilité accrue sur le marché, une meilleure compréhension de l’offre par les prospects, et un taux d’occupation amélioré. Ces éléments se conjuguent pour booster les performances commerciales de l’établissement et renforcer sa position dans un secteur compétitif.

5. Réductions des coûts à long terme

L’adoption de la vidéo dans la gestion des Ehpad représente non seulement une innovation en termes de communication et de marketing, mais également une stratégie économique efficace à long terme. L’investissement initial dans la production de contenu vidéo peut sembler conséquent, mais les bénéfices à long terme en termes de réductions des coûts opérationnels sont significatifs.

 

Économies grâce à la réutilisation des contenus :

Une fois produites, les vidéos peuvent être réutilisées de nombreuses fois sans coûts additionnels. Que ce soit pour la formation du personnel, les visites virtuelles pour les futurs résidents, ou la communication régulière avec les familles, les vidéos offrent une ressource durable. Cette capacité à réutiliser le contenu permet d’amortir rapidement les coûts de production initiaux, tout en continuant à fournir une valeur ajoutée année après année.

 

Amélioration continue de la qualité de service :

Les vidéos contribuent également à l’amélioration continue de la qualité de service offerte dans les Ehpad. Elles permettent une standardisation des formations et des informations transmises, garantissant ainsi une qualité constante et conforme aux standards requis. Cette uniformité dans la qualité du service peut réduire les erreurs opérationnelles et les plaintes, menant à des économies considérables en termes de temps et de ressources nécessaires pour gérer ces problématiques.

 

Augmentation de l’efficacité opérationnelle :

En facilitant une communication plus claire et plus rapide, les vidéos permettent également d’améliorer l’efficacité opérationnelle. Les informations essentielles peuvent être diffusées rapidement et efficacement à l’ensemble du personnel ou à la communauté des résidents, minimisant ainsi les délais et les erreurs de communication. Cette efficacité accrue peut se traduire par une réduction des coûts liés au temps de travail et aux erreurs opérationnelles.

 

En conclusion, l’intégration de la vidéo dans les stratégies de gestion des Ehpad est une décision judicieuse qui, au-delà de l’amélioration immédiate de la communication et de l’engagement, se révèle être un investissement rentable à long terme. Les vidéos offrent un moyen efficace de réduire les coûts, d’améliorer la qualité des services et d’optimiser l’efficacité opérationnelle, contribuant ainsi à la durabilité financière et opérationnelle des Ehpad.

Conclusion

La transformation des opérations dans les Ehpad par l’intégration de la vidéo est plus qu’une tendance; c’est une évolution stratégique qui augmente l’efficacité tout en réduisant les coûts. Nous avons exploré divers aspects par lesquels la vidéo peut révolutionner la gestion des Ehpad, et les bénéfices sont indéniables.

 

Formation du personnel : L’utilisation de vidéos pour la formation du personnel réduit les coûts de formation en personne et assure une standardisation et une répétabilité de l’information, ce qui améliore la qualité du service et la conformité aux procédures.

 

Communication interne : Les vidéos améliorent la clarté des communications internes, réduisant les erreurs opérationnelles et les coûts associés, tout en permettant au personnel d’accéder facilement à l’information importante à tout moment.

 

Engagement des résidents et de leurs familles : En utilisant la vidéo pour engager les résidents et leurs familles, les Ehpad peuvent offrir une transparence accrue et réduire les malentendus et plaintes, tout en enrichissant l’expérience résidentielle.

 

Marketing et visibilité : Le marketing vidéo peut considérablement augmenter la visibilité de l’établissement, attirer plus de résidents, et par conséquent, augmenter les revenus. Les visites virtuelles permettent aux familles éloignées de découvrir les installations sans se déplacer.

 

Réductions des coûts à long terme : L’investissement initial dans la production vidéo se traduit par des économies à long terme, grâce à la réutilisation des contenus et à l’amélioration continue de la qualité de service.

 

L’intégration de la vidéo dans votre stratégie de gestion d’Ehpad est donc non seulement une méthode pour améliorer l’efficacité opérationnelle, mais aussi une approche visionnaire pour garantir la durabilité et la rentabilité à long terme. Nous encourageons tous les gestionnaires d’Ehpad à envisager ces stratégies pour transformer leurs opérations et réaliser des bénéfices durables.

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